Tutti conosciamo il problema della riunioni, molte persone non riescono a svolgere il loro lavoro perché dedicano quasi tutto il tempo a riunirsi per decidere come svolgerlo.
Qualche personaggio autorevole è arrivato a consigliare di evitare le riunioni.
Ammesso che questa sia una soluzione, sappiamo che nella maggior parte dei casi non è realizzabile.
Quindi ecco il mio decalogo per affrontare al meglio la prossima riunione e riuscire a ricavarne qualcosa di buono.

1. Preparatevi
L’errore più comune è quello di non prepararsi, succede soprattutto quando prevediamo che la riunione sarà inutile, ma proprio in questi casi è importante essere preparati, se subite l’incontro non ne ricaverete niente, col risultato di aver buttato via il vostro prezioso tempo rovinandovi la salute.
Quindi preparatevi già dal momento della convocazione, se manca un ordine del giorno chiedete a chi ha convocato la riunione quali sono gli obiettivi dell’incontro, assicuratevi che venga stabilito un orario preciso di inizio e fine facendo in modo che la durata complessiva non superi una ora e mezza, massimo due ore.
Fatto questo, dovete preparare due liste, una con i vostri obiettivi e una con quelli degli altri partecipanti, in ordine di priorità.
Confrontate le liste e stabilite cosa possono darvi gli altri per raggiungere il vostro obiettivo e cosa potete dare in cambio voi per raggiungere i loro.
Adesso siete pronti per la riunione

2. Parlate per primi
Se la riunione è condotta da un facilitatore dovete affidarvi a questa persona, altrimenti è indispensabile che qualcuno si assuma spontaneamente l’incarico. Poiché nella quasi totalità dei casi non lo farà nessuno, non avete scelta, dovete farlo voi.
Affinché il gruppo vi riconosca informalmente questo ruolo, dovete essere i primi a parlare con un intervento di tipo organizzativo.
Per prima cosa, all’ora stabilita per l’inizio della discussione, preoccupatevi di verificare dove si trovano i ritardatari, fateli chiamare o chiamateli e fatevi dire a che ora pensano di arrivare.
Non importa se non siete stati voi ad aver convocato la riunione, dovete essere voi a fare questo lavoro, siete un membro della riunione, nessuno si offenderà, semplicemente state dando una mano.

3. Presentate i vostri obiettivi
Quando ci sono tutti, chiedete a chi ha convocato la riunione di cosa si parlerà.
A questo punto esponete sommariamente quale sarà il vostro contributo all’argomento in questione e fate delle richieste in linea con i vostri obiettivi, questa esposizione non deve durare più di un minuto.

4. Chiedete gli altri obiettivi
Poiché non state giocando a Risiko e nessuno desidera impiegare quattro ore per scoprire l’obiettivo degli altri, adesso che vi siete esposti con il vostro, chiedete a chi ha convocato la riunione se è possibile fare un giro di tavolo per raccogliere sommariamente gli obiettivi degli altri.
Fate una tabella con la lista degli obiettivi, non serve che sia trascritta sul classico flipchart, tutti sanno che lo state registrando, poi probabilmente vi chiederanno di aiutarli a ricordare i loro obiettivi.
Adesso siete tutti pronti per la riunione.

5. Ascoltate
A questo punto, tra i ritardi e la raccolta degli obiettivi, saranno già passati almeno venti minuti ma siete già a metà dell’opera. Adesso la cosa migliore che potete fare è ascoltare prendendo appunti.
Ho già scritto qualcosa sull’ascolto, si tratta di un’attività che richiede un notevole impegno cognitivo se svolta a dovere, su questo punto servirebbe un intero libro, limitandoci al contesto della riunione è molto importante che quando ascoltate l’intervento di un’altra persona cerchiate di mettervi nei suoi panni per comprendere le ragioni e le motivazioni di quello che dice. Più comprendete, meglio saprete come muovervi.

6. Fate domande
Imparate a chiedere. Fate molte domande. Ricordate che non saranno mai abbastanza. Anche su questo tema ci vorrebbe un libro. Mi limito qui a suggerirvi di fare domande con un atteggiamento di curiosità, le domande non devono essere provocatorie, non devono mettere in difficoltà l’altro, devono essere la conseguenza della vostra sincera voglia di capire meglio.
Vedrete che arriveranno le risposte giuste.

7. Fate riassunti
Uno dei più utili compiti del Facilitatore è quello di riassumere periodicamente al gruppo quello che è stato detto. Non potete immaginare quanto questo possa essere di aiuto non solo al gruppo ma anche a voi stessi. All’inizio vi sembrerà stupido e inutile, ma se riuscite a superare il primo imbarazzo vedrete che tutti lo apprezzeranno.

8. Fate pause
Tutti sanno che il nostro livello di attenzione diminuisce drasticamente dopo venti minuti, è molto difficile imporre pause di venti minuti ma dovete assolutamente evitare che si vada oltre i quaranta, proponete una pausa caffè, dite che dovete andare al bagno, fate qualsiasi cosa ma non lasciate che la discussione vada avanti a oltranza senza pause. Nella mia esperienza si ottengono già buoni risultati con una pausa di 5 minuti ogni 40 minuti.

9. Non fate problem solving
Se state partecipando ad un meeting organizzativo, come avviene nella maggiora parte delle riunioni, non dovete lasciare che il gruppo cada nella trappola di insabbiarsi nel problem-solving.
Questo è il più frequente errore che invalida le riunioni ma come potete evitarlo?
E’ molto difficile perché sembra che vogliate impedire di risolvere i problemi degli altri. Ci sono diverse possibilità e qui ve ne propongo due:
A) Stabilite un tempo da dedicare a quel problema, con la motivazione che la riunione ha un tempo limitato e dovete discutere anche di altre cose.
B) Proponete di creare una task force che si occuperà della soluzione di quel problema al di fuori della riunione.

10. Fate decision making
Il vero scopo di queste riunioni dovrebbe essere quello di prendere decisioni, ma molti di voi avranno capito che spesso i meeting servono proprio a non prenderle, diluendo le responsabilità nel gruppo o addossandole a qualche capro espiatorio.
A voi però potrebbe proprio servire che si prendano decisioni, soprattutto se non avete potere decisionale sul vostro problema e nel gruppo si trova la persona che quel potere ce l’ha. Come fare?
Dovete metterci la faccia, non potete pretendere che il vostro capo vi cavi le castagne dal fuoco, dovete metterlo nelle migliori condizioni per poter decidere serenamente e soprattutto dovete fargli capire quale sarebbe per voi la scelta giusta ma stavolta in modo non esplicito, ufficialmente è il capo che decide.
Qui occorre veramente una grande maestria e farete molti errori, ma alla fine il vostro capo vi sarà grato.
Quindi, una volta esposto il problema, dovete sottoporre una lista di possibili soluzioni, ognuna con i sui vantaggi e svantaggi, chiedendo una scelta, nel caso estremo con una votazione, purché si decida.

11. Lista degli incarichi
Se siete un middle-manager o un quadro, al termine della riunione vi ritroverete con una lista di incarichi da svolgere (nel tempo libero tra una riunione l’altra, diciamo…), ma è molto importante che questa lista venga in qualche modo formalizzata, niente deve rimanere nell’aria.
Quindi scrivete questa lista e riferitela al gruppo, chiedete una scadenza di consegna per ogni punto, se avete difficoltà a rispettare le consegne chiedete quello di cui avreste bisogno per poterle rispettare, se non possono soddisfare le vostre richieste chiedete di spostare le scadenze.

12. Lista delle questioni aperte
Altra cosa importante sono i punti che non si sono potuti affrontare nella riunione, soprattutto i vostri ovviamente.
Quindi chiedete che questi punti vengano messi in cima alla lista degli argomenti da discutere nella prossima riunione.

13. Chiusura
Questo punto è molto ma molto importante. Non terminate una riunione senza una chiusura fatta come si deve.
Se avete preso bene i vostri appunti, sarete in grado di fare un riassunto di tutto quello che è stato discusso, soprattutto elencherete le decisioni prese rendendole ufficiali.
La chiusura ritualizza l’evento e obbliga tutti a farsi un giudizio su come hanno speso quelle due ore.

Questi sono i miei consigli. Ho cercato di essere sintetico ma su ogni punto si potrebbe scrivere un libro.
Questi punti non sono scolpiti nella pietra. Non riuscirete ad applicarli nella vostra riunione perché succederanno cose che qui non sono previste e solo la vostra prontezza di spirito può aiutarvi nel capire come meglio muoversi in quel contesto.
I miei consigli si basano su esperienze vissute in prima persona e su buoni risultati ottenuti nel tempo, vi propongo di utilizzarli come ispirazione da interpretare e adattare alle vostre esigenze.
Quindi non mi resta che salutarvi e…in bocca al lupo!

photo by quintinsmith_ip