Alcuni lettori mi hanno chiesto quali sono le tecniche per scoprire i problemi nascosti.
Ho già anticipato che il più fondamentale strumento è l’osservazione.
In questo post proporrò un esercizio ma nel metterlo in pratica ci scontreremo con una difficoltà dura da superare: la mancanza di tempo.
Per osservare infatti occorre fermarsi ma farlo sul campo di lavoro sembra quasi un insulto.

Perché dobbiamo fermarci?
Le neuroscienze ci dicono che l’attenzione non è multitasking, possiamo focalizzare il pensiero volontario solo su un obiettivo alla volta, l’illusione di seguire più cose contemporaneamente altro non è se non il continuo spostamento dell’attenzione da un posto all’altro, a discapito però della qualità e comunque non oltre una certa quantità (circa sette oggetti).
Inoltre non dovremmo osservare ciò in cui siamo coinvolti, l’osservatore vuole essere una entità che guarda altre entità oggettivamente, non influenzato da ciò che osserva.
Si tratta di un obiettivo imperfetto, lo sappiamo, perché non solo l’osservatore è influenzato da qualsiasi cosa osservi ma a sua volta la cosa è influenzata dall’osservatore, i laboratori di ricerca sono luoghi dove si tenta di neutralizzare gli inevitabili fattori inquinanti.
Nel caso dell’esercizio non possiamo osservare il nostro lavoro mentre lo stiamo svolgendo, dobbiamo fermare la normale attività lavorativa per dedicarci con il massimo impegno ad un’altra attività: l’osservazione.

Se non ci fermiamo non possiamo osservare e soprattutto riflettere su quello che stiamo facendo, quindi non riusciamo a governare il nostro miglioramento, fin qui mi sembra di esporre delle ovvietà, ma è necessario farlo perché pochi mettono in pratica tali ovvietà. Fronteggio solitamente questo problema quando devo avviare una consulenza; nei posti di lavoro sono tutti occupati, ovviamente mi stupirei del contrario, quindi si aspettano che io non intralci la loro occupazione mentre miracolosamente, forse con l’imposizione delle mani, dovrei applicare delle tecniche che faranno andare meglio le cose.
Su questo interessante pensiero primitivo, persistente nei moderni sistemi industriali, fa leva la ben nota comunicazione persuasiva, che è ancora la fortuna dei moderni imbonitori di ricette miracolose.
D’altro canto chi rinuncerebbe alla comodità di un rimedio che sistema le cose senza alcuno sforzo da parte nostra?
Qui invece abbandoneremo l’affascinante mondo della magia per abbracciare il sistema di pensiero scientifico che, come molti sapranno, si basa proprio sull’osservazione.
Quindi vi darò le istruzioni per mettere in pratica un piccolo esercizio con la possibilità di sottopormi domande, approfondimenti o valutazioni.

Istruzioni
Lo scopo dell’osservazione è scoprire qualcosa di nuovo celato sotto la crosta delle operazioni quotidiane del nostro lavoro, quindi il campo di osservazione sarà una qualsiasi operazione che conosciamo molto bene e senza apparenti margini di miglioramento, preferibilmente dove lavorano più persone.
Come dicevo, per prima cosa dobbiamo trovare il modo di fermarci, vi consiglio di stabilire a priori una quantità di tempo e un orario preciso in cui fare l’osservazione, il tempo deve essere sotto i 20 minuti.
Troviamo il modo di non farci distrarre dai rumori e dalla relazione con altre persone.Limitiamoci a guardare con attenzione le seguenti cose in successione:

1. La posizione degli elementi che osserviamo;
2. Le posizioni che cambiano e quelle che non cambiano;
3. Le relazioni tra gli elementi;

Spostiamoci nel contesto di osservazione per cambiare punto di vista senza mai abbandonare il focus, se un dettaglio cattura la nostra attenzione addentriamoci in quello, esploriamo la zona limitrofa cercando un altro dettaglio collegato e così via entrando in profondità.

E’ tutto qui, ma vi assicuro che sarà già abbastanza impegnativo.Possono avvenire varie cose nel corso dell’esercizio: potremmo vedere qualche particolare sotto una nuova luce, scoprire nuove connessioni, nuove possibilità, nuove spiegazioni, sicuramente impareremo qualcosa che non sarebbe stato possibile apprendere in altro modo.
Se abbiamo fortuna potremmo scoprire un problema nascosto, sarebbe una buona opportunità di miglioramento, ma ci si porrà immediatamente la questione di come affrontare quel problema perché non sarà risolvibile senza il coinvolgimento delle persone collegate.
Di questo parleremo più avanti.

massimo@manualeoperativo.com

photo by Ruben Alexander